Runda 2 – Intrebari pentru toate cele 5 Componente ale Fondului ONG

0

Intrebari primite in cadrul Rundei 2, pentru toate cele 5 Componente ale Programului Fondul ONG in Romania si raspunsurile aferente acestora:

Intrebarea 1: Pentru a cosidera indeplinit un rezultat asteptat (conform Ghid Solicitant, Tabel. 1 – Contributia la rezultatele asteptate ale Fondului ONG) trebuie ca toti indicatorii prevazuti cu “DA” la rezultatul respectiv sa fie atinsi?

Raspuns: In Anexa 5 se completeaza ‘contributia’ proiectului la rezultatele asteptate ale Programului. Contributia la un anumit rezultat asteptat al Programului se evidentiaza prin selectarea a cel putin un indicator corespunzator rezultatului respectiv. Acesta trebuie sa fie corelat cu activitatile/rezultatele proiectului propus si trebuie indeplinit in timpul implementarii proiectului.

Intrebarea 2: Este posibil ca partenerul sa asigure intreaga cofinantare a proiectului?

Raspuns: Este posibil ca Partenerul sa asigure intreaga cofinantare (conform Ghidului solicitantilor, cofinantarea poate fi adusa de Promotor/Parteneri).

Intrebarea 3: Este obligatoriu ca partenerii sa contribuie la cofinantare?

Raspuns: Nu este necesar ca fiecare Partener in parte sa contribuie la cofinantare. Aceasta poate fi asigurata doar de catre Solicitant

Intrebarea 4: Parteneriatele implica, in mod obligatoriu, transfer financiar catre respectivii parteneri?

Raspuns: Incheierea unor Acorduri de parteneriat nu implica in mod direct transfer financiar catre Parteneri, stabilirea bugetului/implicatiilor financiare fiind facuta in functie de implicarea Partenerilor in activitatile propuse, particularitati ale Partenerilor, eligibilitatea Partenerilor de a accesa fonduri nerabmursabile din fondul ONG (vezi Ghidul solicitantilor sectiunea 3).

Intrebarea 5: Ce categorii de personal pot fi angajate in cadrul proiectelor?

Raspuns: Se pot angaja persoane care sa ocupe pozitiile necesare implementarii activitatilor propuse. Va rugam sa aveti in vedere faptul ca pentru incheierea de contracte civile de prestari servicii in baza Codului Civil trebuie sa tineti cont de prevederile Codului fiscal privind activitatile independente.

Intrebarea 6: Sunt eligibile cheltuielile cu masa copiilor intr-un proiect care prevede activitati intr-un after-school? Cum se pot incadra aceste cheltuieli? Achizitionarea de lemne de foc pentru centrala centrului este cheltuiala directa sau indirecta?

Raspuns: Cheltuielile cu masa copiilor pot fi costuri eligibile in masura in care se demonstreaza necesitatea si oportunitatea unui astfel de cost si sunt incadrate in activitatile proiectului. Ca si cost, aceste cheltuieli pot fi incadrate: la cap 5 daca subcontractati serviciile de masa (firma de catering) sau la cap 6 in cazul in care se achizitioneaza alimente ambalate. In cazul lemnelor de foc, daca se folosesc pentru incalzirea exclusiva a centrului, atunci este o cheltuiala directa; daca se cumpara lemne de foc si doar o parte se folosesc la centru, atunci este cheltuiala indirecta.

Intrebarea 7: Sunt costurile de consultanta pentru scrierea proiectului eligibile? Dar cele pentru management de proiect si asistenta tehnica in implementare facute de o o firma de consultanta pe timpul implementarii proiectului?

Raspuns: Costurile aferente consultantei acordate inainte de depunerea cererii de finantare/aprobarea proiectului nu reprezinta cost eligibil. Conform Ghidului Solicitantului, una dintre conditiile de eligibilitate a costurilor este “sa fie angajate, platite si bunurile sa fie livrate, serviciile sa fie prestate in perioada de implementare a proiectului, asa cum este aceasta definita in contractual de finantare”.

Conform Ghidului solicitantului, managementul de proiect nu se subcontracteaza. Managerul de proiect trebuie sa fie angajat (cu contract individual de munca) al Solicitantului.

In ceea ce priveste asistenta tehnica pe timpul implementarii proiectului, un astfel de cost ar putea fi eligibil in conditiile in care vizeaza activitati specifice cu o anumita contributie la obiectivele proiectului, corespunde unui/unor experti cu roluri si responsabilitati specifice in cadrul proiectului, se demonstreaza necesitatea si oportunitatea acestora, etc. Va atragem atentia ca asistenta tehnica in implementare nu poate inlocui si nu se poate suprapune cu atributiile managerului de proiect.

Intrebarea 8: In vederea pregatirii propunerii de proiect, am dori sa stim daca in proiectele finantate prin Fondul ONG runda 2 sunt eligibile si activitati desfasurate in zile nelucratoare (ex: sambata, duminica), in special in ceea ce priveste costurile de personal (angajati/ experti).

Raspuns: Se pot deconta activitati desfasurate sambata si duminica pentru personal cu CIM, conform legislatiei in vigoare.

Intrebarea 9: Exista un procent maxim din totalul cheltuielilor eligibile in care trebuie sa ne incadram cu salariile echipei de proiect?

Raspuns: Ghidul Solicitantilor si anexele la acesta nu contin prevederi referitoare la un barem minim/maxim prestabilit din valoarea totala eligibila a proiectului in care totalul salariilor trebuie sa se incadreze. In sectiunea 4.5.2 din Ghidul solicitantului se specifica faptul ca “salariile si costurile nu trebuie sa le depaseasca pe cele practicate in mod obisnuit de catre Solicitant si / sau partenerii acestuia”. Este important ca dvs. sa aveti in vedere o evaluare realista a normei de munca, a rolurilor, a nivelului salarial si a ponderii cheltuelilor salariale fata de totalul bugetului proiectului tinand cont de activitatile propuse si specificul proiectului, intrucat in cadrul evaluarii tehnice si financiare se are in vedere raportul cost-beneficiu si realismul si corelarea costurilor proiectului cu activitatile si rezultatele asteptate (vezi Grila de evaluare tehnica si financiara, inclusa in Ghidul Solicitantilor).

Intrebarea 10: In cadrul cererii de finantare se solicita bugetul anual al partenerului. Acesta trebuie extras din bilantul anului 2013 al asociatiei? Sunt evidentiate distinct in bilant?

Raspuns: Bugetul anual al partenerului se refera la suma aferenta veniturilor totale administrate de organizatie in anul 2013.

Intrebarea 11: In cazul in care un solicitant nu are parteneri, trebuie sa incarce pe paltforma online Acordul de parteneriat necompletat ca proiectul depus sa fie eligibil?

Raspuns: Nu este necesara incarcarea online a Acordului de parteneriat in cazul in care solicitantul nu are parteneri.

Intrebarea 12: Este obligatoriu sa avem un partener din tarile donatoare? Daca nu, afecteaza aceasta punctajul la evaluare?

Raspuns: Parteneriatul nu este obligatoriu, dar este recomandat. Grila de evaluare tehnica si financiara este publicata in Ghidul Solicitantilor (Sectiunea 6.3. Evaluarea tehnica si financiara). Veti vedea ca din 100 de puncte, maxim 2 puncte sunt acordate pentru consolidarea relatiilor bilaterale cu statele donatoare prin parteneriatul propus. Din proiectele finantate in cadrul Rundei 1, aproximativ 15% au partener din statele donatoare.

Intrebarea 13: O organizatie care nu a contractat niciun proiect in cadrul Rundei 1, poate depune 2 proiecte in cadrul aceleasi componente/subcomponente? Daca da, care sunt tipurile de grant care pot fi accesate?  

Raspuns: O organizatie care nu a contractat si nu se afla in contractare cu nici-un proiect in cadrul Rundei 1, poate depune in calitate de Solicitant un numar maxim de 2 Cereri de finantare in cadrul Rundei a doua, din care numai 1 propunere pentru Granturi mari.

Este posibil ca organizatia respectiva sa depuna cele doua cereri de finantare in cadrul aceleiasi componente/subcomponente, insa numai una din cele doua Cereri de finantare poate fi pentru Granturi mari (in cazul in care un grant mare nu este disponibil in cadrul Componentei/Subcomponentei respective se pot selecta alte doua tipuri de granturi).

In stabilirea tipului de grant care va fi accesat, va recomandam sa va raportati la experienta anterioara a organizatiei in gestionarea de proiecte / bugete similare si, in egala masura, la experienta membrilor echipei de implementare a proiectului.

Intrebarea 14: Intentionez sa aplic pentru finantare pentru dezvoltarea ONG-ului, asadar pentru cheltuieli administrative precum sediu, electronice, tricouri, etc. Aceste fonduri ar atrage noi voluntari si la randul lor mai multe activitati cu un impact mai mare asupra beneficiarilor. 

Raspuns: Aceste costuri pot fi eligibile in masura in care sunt corespunzatoare unor activitati care duc la indeplinirea unor obiective relevante fata de cele ale Programului si Componentei/Subcomponentei. Daca va referiti la Sucomponenta 5.3, in cadrul acesteia nu acorda granturi operationale necesare doar pentru cheltuieli de functionare, chiar daca se estimeaza ca acestea aduc rezultate cum ar fi cresterea numarului de voluntari. In cadrul celorlalte Componente/Subcomponente este posibil sa se aloce pana la 20% din totalul costurilor eligibile pentru activitati de dezvoltare organizationala care duc la atingerea unui(unor) obiectiv(e) de dezvoltare organizationala (vezi Ghidul solicitantilor, sectiunea 4.3).

Intrebarea 15: As avea o intrebare cu privire la una din regulile mentionate in Anexa 2 R2 – privind costurile bugetate subpunctul 4 – “o persoana implicata in proiect care lucreaza in baza unui CIM nu poate avea in acelasi timp si la acelasi angajator si contract care din punct de vedere legal se incheie in cazul unor activitati independente”. Din acest enunt sa inteleg ca o persoana angajata in cadrul unui ONG, nu poate fi angajata si pe proiect? 

Raspuns: Mentiunea se refera la faptul ca, daca o persoana este angajata unui ONG cu contract individual de munca (CIM) nu mai poate incheia cu acelasi ONG pe perioada CIM-ului un alt tip de contract (cum ar fi: PFA, contract civil de prestari servicii etc.)

Intrebarea 16: Putem include in cererea de finantare cheltuieli pentru un microbuz ca transportul copiilor sa fie asigurat? Este posibil ca acesta sa fie second-hand? Daca da, se poate introduce pretul intreg al acesteia? Trebuie sa se faca licitatie, sau putem sa ne uitam pe internet dupa preturi? 

Raspuns: Costul integral al microbuzului (nou sau second-hand) poate fi bugetat daca reprezinta o componenta integranta si necesara pentru implementarea proiectului si este esential pentru atingerea obiectivelor proiectului. In functie de valoarea fara TVA se va aplica procedura de achizitie aferenta.

Intrebarea 17: Pentru a solicita finantarea lucrarilor de modernizare/reconstructie si dotare a cladirii, ce documente trebuie sa anexam la cererea de finantare (document de proprietate, extras CF, studii de fezabilitate, studii topo, geo etc)? Trebuie sa avem in proprietate cladirea sau este suficient un contract de inchierere, comodat? Trebuie sa anexam studiu de fezabilitate si alte studii aferente sau nu?

Raspuns: Costurile aferente reconstructiei, renovarii sau modernizarii unui imobil (in limita a maxim 50% din total costuri directe eligibile) pot fi costuri eligibile daca respecta criteriile mentionate in sectiunea 4.5 Costuri eligibile din Ghidul solicitantilor. Reconstructia, renovarea sau modernizarea unui imobil in scopul mentionat de dumneavoastra poate constitui o activitate eligibila in masura in care este demonstrata nevoia si oportunitatea, relevanta fata de obiectivele componentei si ale Programului etc.

In etapa de depunere a proiectului nu se solicita documente privind imobilele propuse pentru reconstructie, renovare sau modernizare. In etapa de contractare, conform sectiunii 6.5 Contractarea din Ghidul solicitantilor, sunt solicitate, printre altele, urmatoarele documente privind lucrarile de reconstructie, renovare sau modernizare:

  • o copie legalizata a documentelor care atesta dreptul de proprietate sau de folosinta asupra cladirii pentru intreaga durata a proiectului si cel putin 3 ani dupa finalizarea acestuia; in plus, in aceste cazuri, poate fi solicitata si o declaratie referitoare la mentinerea scopului pentru care se reabiliteaza cladirea si orice fel de alte documente care sa vina in sprijinul declaratiei;
  • un deviz de cantitati estimativ elaborat si aprobat conform legislatiei in vigoare.

Intrebarea 18: Am citit in Ghidul Solicitantilor ca sunt eligibile: “costuri aferente reconstructiei, renovarii sau modernizarii unui imobil in limita a maxim 50% din total costuri directe eligibile”. As dori sa va intreb daca constructia unor casute din lemn pentru a servi ca locuinta protejata, in limita a maxim 50% din totalul costurilor eligibile, va fi acceptat?

Raspuns: Costul aferent “constructiei” nu este un cost eligibil. In Ghidul solicitantilor se mentioneaza ca si costuri eligibile doar costurile privind “reconstructia, renovarii sau modernizarii unui imobil” (sectiunea 4.5.2 Cheltuieli directe).

Intrebarea 19: In cazul in care organizatia noastra are un proiect in derulare castigata in runda 1, echipa de management a unui proiect care urmeaza sa fie depus in cadrul altei componente poate fi identica in cazul in care timpul alocat activitatii nu depaseste 8 ore sau este nevoie de alti membri pentru echipa de proiect?

Raspuns: Referitor la intrebarea dumneavoastra, trebuie sa aveti in vedere ca durata normala a timpului de munca este de 8 ore pe zi si de 40 de ore pe saptamana conform Codului Muncii.

Intrebarea 20: Suntem un ONG in curs de infiintare, de aceea este posibil sa depasim termenul limita pentru depunerea aplicatiei. Exista vreo posibilitate sa transmitem aplicatia si dupa acest termen?

Raspuns: Nu se pot transmite cereri de finantare dupa termenul limita anuntat pentru fiecare componenta/subcomponenta.

Intrebarea 21: Pentru etapa de scriere a bugetului proiectului si, mai tarziu, pentru raportarile financiar- contabile ale programelor ce vor fi acceptate pentru finantare, toate informatiile necesare sint cele cuprinse in “Ghidul solicitantilor”, sau exista si alte documente ce trebuie luate in calcul?

Raspuns: Pentru depunerea cererii de finantare trebuie sa tineti cont de Ghidul Solicitantilor si de toate celelalte anexe publicate pe site impreuna cu acesta. De asemenea, a fost publicat si formatul de contract de finantare si anexele sale, tocmai pentru a pune la dispozitia aplicantilor si informatiile necesare din perioada de finantare.

Intrebarea 22: Un partener dintr-un stat beneficiar precum Ungaria este eligibil inclusiv pentru a primi o parte din finantare?  Daca da, exista reguli specifice privind ce costuri sunt eligibile in cazul partenerilor, sau sunt aceleasi ca pentru aplicant?

Raspuns: Un Partner din lista tarilor mentionate in Ghidul solicitantilor poate avea acces la finantarea nerambursabila daca indeplineste conditiile de eligibilitate mentionate in Ghid, sectiunea 3.2. Eligibilitatea costurilor generate de Parteneri respecta aceleasi reguli care se aplica costurilor generate de Solicitant.

Intrebarea 23: In cererea de finantare, in sectiunea “Parteneri (daca este cazul)” trebuie sa completam sau sa anexam ceva?

Raspuns: In cazul in care in cadrul proiectului sunt implicati Parteneri, acestia trebuie descrisi in aceasta sectiune. Rubrica nu se completeaza in cazul in care nu exista parteneri.

Intrebarea 24: Dorim sa invitam sa participe in proiect mai multi parteneri ONG-uri straine. Exista un numar minim, maxim de parteneri straini?

Raspuns: Ghidul solicitantilor nu stipuleaza un numar minim sau maxim de parteneri implicati intr-un proiect din punct de vedere al eligibilitatii, ci faptul ca acestia trebuie sa desfasoare activitati relevante in cadrul proiectului. Va rugam sa aveti in vedere in Ghidul solicitantilor tarile din care pot fi selectati Partenerii. De asemenea, va rog sa nu confundati invitatii la anumite evenimente cu partenerii cu care se incheie Acorduri de parteneriat si care trebuie sa indeplineasca conditiile de eligibilitate conform Ghidului solicitantilor.

Intrebarea 25: Ne-ati putea sprijini sa gasim un partener din Norvegia, Islanda, ori Lichtenstein?

Raspuns: Un parteneriat cu organizatii din tarile donatoare nu este obligatoriu. In cazul in care nevoia proiectului adresata de dvs. necesita un astfel de parteneriat recomandam utilizarea bazei de date cu organizatii din Norvegia pe care puteti sa o gasiti aici: http://partners.ngonorway.org/search.php.

Intrebarea 26: In cazul in care intentionam sa depunem un proiect cu mai multi parteneri, cum se poate proceda cu acordurile de parteneriat: realizam un acord de parteneriat in care detaliem responsabilitatile fiecarui partener, iar partenerii semneaza toti un singur acord de parteneriat, sau este nevoie de cate un acord de parteneriat pentru fiecare partener?

Raspuns: Dumneavoastra alegeti daca incheiati acorduri de parteneriat separat cu fiecare partener sau un singur acord de parteneriat cu toti partenerii. In cazul in care optati pentru un singur acord de parteneriat pentru toti partenerii, va rugam sa aveti in vedere mentionarea in mod clar a sumei de care beneficiaza fiecare partener in parte si contributia fiecaruia (daca este cazul).

Intrebarea 27: Numarul unic de inregistrare este acelasi cu “cod aplicant” mentionat in tabelele dedicate bugetului?

Raspuns: Numarul unic de inregistrare este cel al Cererii de finantare completata online, pe care il primiti pe e-mail dupa completarea Cererii de finantare. In Anexa II Bugetul proiectului se trece numele Solicitantului si al Partenerilor (daca este cazul), iar pe coloana “cod aplicant” apare automat “A” pentru aplicant, “P1” cand completati numele Partenerului 1 in coloana numele solicitantului/partenerului, s.a.m.d.

Intrebarea 28: Cate luni dureaza de obicei solutionarea si aprobarea cererilor de finantare din momentul depunerii lor? La ce data de incepere a proiectelor sa ne astaptam?

Raspuns: Va rog sa aveti in vedere faptul ca acest Apel pentru Cereri de finantare este o competitie si un proces de evaluare, fiind selectate spre finantare propuneri de proiecte in ordinea descrescatoare a scorurilor obtinute. In functie de numarul de proiecte pe care il vom primi, estimam ca proiectele vor putea incepe in perioada februarie-martie 2015, astfel incat, in functie de durata propusa minima/maxima admisa, proiectele sa se finalizeze pana pe 30 aprilie 2016.

Intrebarea 29: Daca avem in cadrul aceluiasi proiect doi parteneri – unul norvegian si altul roman, vom avea 2 acorduri de parteneriat – unul in engleza incheiat intre solicitant si partenerul norvegian si altul in limba romana intre solicitant si partenerul roman – sau un singur acord cf. anexei 4, redactat in limba engleza, in care sa fie cuprinsi toti partenerii?

Raspuns: Pot fi oricare din cele doua variante mentionate.

Intrebarea 30: In cazul unui proiect care presupune un parteneriat intre un ONG si SRL, SRL-ul nu are acces la finantare adica nu poate solicita si gestiona o parte din finantarea nerambursabila; in aceste conditii, partenerul poate avea resursa umana remunerata in proiect (experti in echipa de implementare). Ce documente se solicita, atat la depunere cat si la contractare, partenerului SRL? 

Raspuns: Partenerul SRL nu are acces la finantarea nerambursabila, deci nici expertii proveniti de la acest partener nu pot fi remunerati pentru serviciile prestate in cadrul proiectului din finantarea nerambursabila. Serviciile prestate de un SRL care nu e partener in proiect pot fi costuri eligibile in masura in care se demonstreaza necesitatea si oportunitatea acestora si sunt incluse in activitatile proiectului. Aceste costuri se includ in capitolul 5 Servicii subcontractate si pentru contractarea lor se va aplica procedura de achizitii. La depunerea aplicatiei, pentru partenerii SRL se solicita un scan al Acordului de parteneriat semnat si stampilat in original, iar, la contractare, se solicita transmiterea respectivului Acord in original (in format fizic).

Intrebarea 31: Exista vreo restrictie privind vechimea organizatiei? Asociatia noastra este infiintata in mai 2014, dar am derulat deja 2 activitati semnificative, pe baza de sponsorizari si prestari servicii (nu fonduri nerambursabile). Putem aplica?

Raspuns: Ghidul solicitantului nu prevede restrictii cu privire la vechimea Solicitantului. Criteriile de evaluare presupun, in cazul organizatiilor nou-infiintate, evaluarea experientei echipei de proiect propuse si a motivatiei de a implementa proiectul. Va rugam sa aveti in vedere corelarea experientei organizatiei cu marimea grantului pe care il veti solicita.

Intrebarea 32: Putem aplica cu 2 proiecte daca suntem un ONG mic? sau asta ne afecteaza in evaluare?

Raspuns: Puteti depune in calitate de Solicitant un nr maxim de 2 proiecte, din care doar 1 pentru Grant mare. Daca deja aveti contractate 2 sau mai multe proiecte in cadrul rundei 1, atunci puteti aplica doar cu 1 proiect. Evaluarea nu este afectata de numarul de proiecte depuse.

Intrebarea 33: Dorim sa aplicam cu un proiect. In Anexa nr. 1, dupa capitolul “Informatii generale despre proiect”, inainte de capitolul “Descrierea proiectului”, se solicita : “Parteneri, daca este cazul”. Deoarece exista o anexa speciala pentru detalierea partenerilor, va rugam sa ne ghidati in completarea acestui camp, nefiind specificate alte informatii (detalii, nr. de caractere), nu stim la ce se refera acesta.

Raspuns: In varianta online a Cererii de finantare (in care va trebui sa incarcati informatiile) apar campuri specifice in care se solicita urmatoarele informatii privind partenerii: tara, denumire, forma de organizare, acronim, localitate, adresa, website, telefon, e-mail organizatie, nume persoana contact, telefon persoana contact, e-mail persoana contact.  Va rog sa aveti in vedere faptul ca partenerii ONG din Romania trebuie sa aiba cont valid de utilizator pe platforma www.finantare.fdsc.ro si o parte din informatiile de mai sus vor fi preluate automat in cazul acestora (vezi Ghidul Solicitantilor, sectiunea 5.1 Procedura de depunere).

Intrebarea 34: Daca momentan nu avem identificate persoanele care formeaza echipa de management, putem sa ii angajam dupa ce obtinem finantarea pentru proiect, dar totusi sa bugetam salariile acestora in Cererea de finantare?

Raspuns: Managerul de proiect poate fi angajat doar cu contract individual de munca la Solicitant (deci nu poate fi subcontractat). Recomandarea noastra este ca managerul de proiect sa fie identificat la depunerea Cererii de finantare. Va rugam sa aveti in vedere ca sunt solicitate CV-urile membrilor cheie din echipa de proiect si ca evaluarea tehnica si financiara vizeaza, printre altele, expertiza, motivatia si capacitatea necesare derularii programului, a Solicitantului si a Partenerilor, precum si a echipei propuse (Solicitant si Parteneri). De asemenea, bugetul trebuie sa includa costurile pentru acoperirea cheltuielilor cu echipa de proiect si expertii necesari implementarii proiectului, chiar daca nu toti sunt identificati la depunerea cererii de finantare. Identificarea echipei de proiect in etapa depunerii Cererii de finantare nu implica neaparat ca acestia sa fie angajatii Solicitantului si/sau Partenerilor in acest moment, ci ca vor fi angajati dupa semnarea proiectului pe pozitiile respective. 

Intrebarea 35: In Anexa 2 Bugetul proiectului, pentru fiecare capitol in parte exista sectiunea “Partea costului care reprezinta TVA”. Va rog sa clarificati daca pentru fiecare cost (cu exceptia salariilor unde nu e cazul) va trebui mentionat cat din costul total ar reprezenta TVA?

Raspuns: In coloana “Cost pe proiect” se include costul total (format din baza + TVA). Din acest cost total se va evidentia TVA-ul separat pe coloana “Partea costului care reprezinta TVA”. TVA-ul se calculeaza din valoarea bazei si nu din costul/valoarea total(a).

Intrebarea 36: Un ONG infiintat anul acesta este eligibil pentru finantare?

Raspuns: Ghidul nu prevede restrictii privind anul de infiintare al Solicitantului. Acesta trebuie sa respecte criteriile de eligibilitate mentionate in sectiunea 3.1.1 Eligibilitatea solicitantului din Ghidul solicitantilor. In cazul organizatiilor nou-infiintate sau fara expertiza, se va avea in vedere in evaluare doar motivatia si expertiza organizaţiei si a echipei propuse (vezi sectiunea 6.3 Evaluarea tehnica si financiara, din Ghidul solicitantilor).

Intrebarea 37: In masura in care in proiect si in buget nu sunt incluse costuri pentru audit, va trebui sa transmitem catre FDSC impreuna cu rapoartele financiare toata documentatia financiara justificativa privind costurile realizate (spre deosebire de situatia cand, daca auditul este inclus ca activitate si bugetat, raportul financiar va fi insotit doar de raportul auditorului)?

Raspuns: Daca in activitatile si bugetul proiectului  nu sunt prevazute costuri de audit, solicitantul are obligatia de a transmite Operatorului Fondului ONG copii ale tuturor documentelor incluse in rapoartele fiananciare.  In cazul in care in activitati si buget sunt prevazute costuri de audit, solicitantul va trimite Operatorului Fondului ONG doar documentele solicitate de acesta (si raportul de audit).

Intrebarea 38: Se pot avea in vedere costuri indirecte doar pentru unii parteneri, iar pentru altii nu?

Raspuns: Da, se pot bugeta costuri indirecte doar pentru unii dintre parteneri, iar pentru altii nu.

Intrebarea 39: Va rog sa ne precizati daca cheltuielile de masa pentru participantii la training sunt incadrate intre anumite limite.

Raspuns: Ghidul solicitantilor nu fixeaza plafoane minime/maxime privind cheltuielile de masa/zi pentru participantii la evenimente/training-uri. Aceste cheltuieli trebuie sa respecte principiile eficientei si eficacitatii.

Intrebarea 40: Exista o limitare a cheltuielilor cu servicii subcontractate?

Raspuns: Ghidul solicitantilor nu fixeaza un procent maxim in care sa se incadreze cheltuielile cu subcontractari in cadrul bugetului. Cheltuielile cu serviciile subcontractate trebuie sa fie realiste si sa corespunda activitatilor proiectului. Din punct de vedere al subcontractarii serviciilor destinate grupului vulnerabil, va rugam sa aveti in vedere modul in care proiectul isi demonstreaza relevanta fata de obiectivele generale si specifice ale Componentei, sustenabilitatea etc. De asemenea, va rog sa aveti in vedere ca managerul de proiect poate lucra in cadrul proiectului doar in baza unui contract de munca (nu se subcontracteaza) conform paginii Informatii utile din Anexa II Bugetul proiectului.

Intrebarea 41: Daca nici o persoana din echipa de management a proiectului nu are calificarea necesara in achizitii publice, atunci poate fi incheiat un contract de prestari servicii cu o firma de consultanta pentru derularea procedurilor de achizitii publice?

Raspuns: Da, este permisa incheierea unui contract de prestari servicii cu o firma care sa puna la dispozitia promotorului o persoana specializata in achizitii.

Intrebarea 42: Pentru realizarea auditului financiar al proiectului este permisa auditarea separata a partenerului strain de catre un auditor din tara respectiva?

Raspuns: Partenerul strain isi poate bugeta in cadrul proiectului costuri aferente auditului. In momentul raportarii financiare acest partener va pune la dispozitia auditorului roman o opinie de audit. Aveti in vedere ca acele costuri de audit nu pot depasi un procent de 3,5% din total costuri eligibile.